Informacje dot. osób ubiegających się o pracę w TMHE - Rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO)
W ramach standardowego procesu rekrutacyjnego TMHE będzie przechowywać i przetwarzać dane osobowe na temat indywidualnych osób i wykorzystywać je. Niniejsze informacje przeznaczone są dla osób ubiegających się o pracę w dowolnej spółce należącej go grupy Toyota Material Handling Europe („TMHE”). Terminem odnoszących się do informacji na temat kandydatów do pracy są „dane osobowe”.
Jakie dane osobowe są przechowywane i wykorzystywane przez TMHE?
Dane osobowe mogą nam zostać dostarczone przez samego kandydata albo pochodzić z innych źródeł. Można je podzielić na następujące kategorie:
- dane pozwalające na identyfikację, takie jak imię i nazwisko, nazwa użytkownika, hasło (w przypadku składania podania o pracę w serwisie internetowym), obywatelstwo i data urodzenia;
- dane kontaktowe, takie jak adres i numer telefonu;
- informacje dot. zatrudnienia, takie jak informacje na temat doświadczenia zawodowego (w tym listy polecające od poprzednich pracodawców), kwalifikacje i historia zatrudnienia, wykształcenie, umiejętności językowe, umiejętności zawodowe i mocne strony, członkostwo w stowarzyszeniach zawodowych, działalność społeczna, zainteresowanie mobilnością geograficzną oraz raporty z
- wyszukiwania typu Executive Search bądź firm rekrutacyjnych (jeśli są dostępne);
- notatki z rozmowy kwalifikacyjnej oraz
- dane dot. korespondencji, np. treść wiadomości e-mail.
Dlaczego przechowujemy i wykorzystujemy dane osobowe?
Dane osobowe przechowywane są przede wszystkim w celu obsługi procesu rekrutacji pracowników na różne stanowiska w TMHE. Dane te wykorzystywane są w celu komunikowania się z kandydatem, oceny indywidualnych aplikacji pod kątem spełniania wymagań związanych z danym stanowiskiem, wyborem odpowiedniej osoby spośród szeregu kandydatów oraz podjęciem odpowiedniej decyzji. Dane osobowe mogą być również wykorzystywane w celu spełnienia wszelkich wymogów pracowniczych bądź koordynowania aplikacji na płaszczyźnie wewnętrznej w odpowiednich spółkach należących do TMHE.
Czym uzasadniamy potrzebę przechowywania i wykorzystywania danych osobowych?
Składając podanie o pracę w spółce należącej do TMHE, kandydat udziela również zgody na to, aby TMHE mogła wykorzystać wszystkie informacje zawarte w podaniu wraz z dokumentacją uzupełniającą i informacjami zebranymi podczas rozmowy kwalifikacyjnej na cele rekrutacji na konkretne stanowisko. TMHE może również wykorzystać dane osobowe dostępne publicznie w serwisach społecznościowych z uwagi na uzasadniony powód związany z oceną, czy dana osoba albo potencjalny kandydat spełniają oczekiwania na określone stanowisko.
Dostęp do danych osobowych innych osób niezwiązanych z TMHE
TMHE może przekazać dane osobowe na temat osoby ubiegającej się o pracę lub innych potencjalnych kandydatów stronom trzecim z następujących powodów:
- W ramach TMHE: dane osobowe mogą być przekazywane pomiędzy różnymi spółkami należącymi do TMHE, jeśli będzie to wymagane w związku z postępowaniem rekrutacyjnym.
- Firmy zewnętrzne: w ramach postępowania rekrutacyjnego dział HR może korzystać z systemów informatycznych dostarczanych przez firmy zewnętrzne bądź usług zapewnianych przez zewnętrznych dostawców. Dane osobowe mogą zostać udostępnione takim firmom w celu wykorzystania w ramach konkretnych systemów lub usług, i na podstawie odpowiednich umów dot. przetwarzania danych zawartych przez TMHE i firmę zewnętrzną.
- Talentsoft: dane osobowe kandydata przechowywane są w naszym komputerowym systemie rekrutacyjnym przez okres maksymalnie 6 miesięcy. Po upływie tego czasu wysyłana jest wiadomość e-mail z prośbą o zaktualizowanie swoich danych. W przypadku braku odpowiedzi w ciągu 10 dni dane zostaną usunięte z naszych baz danych.
Dane osobowe mogą być przekazywane stronom zlokalizowanych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), np. wtedy, gdy kandydat składa podanie na stanowisko w spółce, która należy do TMHE, ale nie jest zlokalizowana w EOG. W takim przypadku dopilnujemy, aby dane osobowe chronione były z zastosowaniem środków, które zapewniają taki sam poziom ochrony, jak ten, który dają przepisy dot. prywatności danych obowiązujące w UE (takie jak Ogólne rozporządzenie o ochronie danych w UE, RODO).
Jak długo przechowywane są dane osobowe?
Dane osobowe przechowywane są przez TMHE lub inne firmy w naszym imieniu tak długo, jak jest to konieczne w celu wypełnienia naszych zobowiązań i wyłącznie przez taki okres, który jest konieczny do zrealizowania celu, ze względu na który informacje zostały pozyskane. Dane osobowe zostaną usunięte z naszych archiwów bądź odpowiednio zanonimizowane po upłynięciu okresu 24 miesięcy. Dane osobowe dotyczące danego stanowiska pracy usuwane są od razu po podjęciu decyzji w sprawie danej rekrutacji i po upłynięciu ewentualnego terminu składania odwołania od decyzji. Dłuższy okres przechowywania może dotyczyć kopii zapasowych danych osobowych, co motywowane jest bezpieczeństwem. W takim jednak wypadku dostęp do danych osobowych będzie wysoce zastrzeżony.
Jakie prawa przysługują osobom prywatnym?
Zgoda na przechowywanie bądź wykorzystywanie w jakikolwiek sposób danych osobowych może być w każdej chwili wycofana. Ponadto osoby prywatne mają następujące prawa:
- Prawo dostępu: Osoby prywatne mają prawo do zapytania, czy posiadamy ich dane osobowe, a jeśli tak, zażądać przedstawienia, jakie są te dane. Musimy również odpowiadać na pytania dotyczące m.in. powodu wykorzystania danych osobowych, szczegółowych danych, jakie znajdują się w naszym posiadaniu oraz komu zostały one udostępnione. Nie jest to jednak prawo bezwarunkowe, gdyż prawo dostępu może podlegać ograniczeniom związanym z interesem innych osób.
- Prawo do korekty: Mamy obowiązek skorygować niepoprawne dane osobowe na żądanie albo je uzupełnić, jeśli będą niekompletne.
iii. Prawo do usunięcia (prawo do zapomnienia): W pewnych sytuacjach jesteśmy zobowiązani do usunięcia danych osobowych na prośbę osób zainteresowanych.
iv. Prawo do ograniczenia przetwarzania: W pewnych sytuacjach jesteśmy zobowiązani do ograniczenia wykorzystania danych osobowych na prośbę osób zainteresowanych. W takim wypadku możemy korzystać z danych osobowych, jedynie dla określonych, ograniczonych celów zgodnie z literą prawa.
vV. Prawo do przenoszenia danych: W niektórych sytuacjach osoby prywatne mogą mieć prawo do otrzymania danych, do których mamy dostęp, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, oraz mają prawo przesłać te dane innemu podmiotowi bez przeszkód z naszej strony.
i. Prawo do sprzeciwu: W niektóry przypadkach osoby prywatne mają prawo do sprzeciwu wobec korzystania z ich danych osobowych. Możemy mieć wtedy obowiązek zaprzestać korzystania z tych danych.
Kontakt z TMHE:
W celu otrzymania dodatkowych informacji albo odpowiedzi na prośbę o skorzystanie z powyższych praw dostępnych na żądanie osoby zainteresowanej, wnioski w tej sprawie należy wysyłać do osoby, z którą należy się kontaktować albo za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres:
dataprotection@toyota-industries.com
Na koniec pragniemy przypomnieć, że w razie potrzeby, mają Państwo prawo do złożenia skargi we właściwej instytucji zajmującej się ochroną danych osobowych, takiej jak
1. Administratorem Pana/Pani danych osobowych udostępnionych w dokumentach aplikacyjnych jest Toyota Material Handling Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Jaktorowie (96-313), przy ul. Potockiego 1A („Administrator”).
2. Kontakt z Administratorem jest możliwy pisemnie – na adres: Toyota Material Handling Polska Sp. z o.o. ul. Potockiego 1A, 96-313 Jaktorów lub elektronicznie – na adres info@pl.toyota-industries.eu.
3. Administrator powołał inspektora ochrony danych osobowych, z którym może się Pan/Pani kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących ochrony Pana/Pani danych osobowych. Kontakt z inspektorem ochrony danych jest możliwy pisemnie na adres: Toyota Material Handling Polska Sp. z o.o. ul. Potockiego 1A, 96-313 Jaktorów lub elektronicznie – na adres iod.tmhpl@jplgroup.pl